Home » Nieuws & blogs » MVGM VvE start met digitale VvE vergaderingen

MVGM VvE start met digitale VvE vergaderingen

2 maanden geleden

De grote vraag voor leden van Verenigingen van Eigenaars is: wanneer kan er weer vergaderd worden? Vergaderingen kunnen uitgesteld worden tot het najaar omdat dit wettelijk is toegestaan, maar is dit wenselijk? Vaak zijn er een aantal besluiten die men op korte termijn wil nemen; bijvoorbeeld het financieel afsluiten van het boekjaar, het vaststellen van de begroting of het aanstellen van een bestuurslid. Wellicht is een gebouw aan een schilderbeurt of ander planmatig onderhoud toe en kan hierop niet langer worden gewacht. Wanneer er na de zomer wel weer met alle eigenaren op locatie vergaderd mag worden, is dat te realiseren met anderhalve meter afstand en wil iedereen met een grote groep in één ruimte verblijven?

Digitale voorbereiding en afstemming

Om ervoor te zorgen dat een VvE toch besluiten kan nemen in deze tijd, heeft MVGM de afgelopen periode hard gewerkt zodat vergaderingen van verenigingen van eigenaars ook digitaal plaats kunnen vinden. Digitaal vergaderen is even wennen, maar zeker niet moeilijk. Alle te nemen besluiten worden voorafgaand duidelijk omschreven en leden van een VvE kunnen op een digitale manier danwel via volmacht en stembrief per punt een stem uitbrengen. Vragen omtrent de agendapunten kunnen vooraf per e-mail gesteld worden, zodat er een weloverwogen besluit kan worden genomen. Na deze digitale vergadering kunnen de besluiten worden teruggelezen in de notulen en worden de besluiten uitgevoerd en de eventuele opdrachten verstrekt.

Vergaderen met video ondersteuning

Soms is het toch noodzakelijk om over enkele punten te overleggen alvorens de vergadering een besluit neemt. MVGM biedt dan digitaal vergaderen met video-ondersteuning aan. Dit is een goed alternatief voor een reguliere vergadering op locatie. De vergadering vindt digitaal plaats, maar ook wordt er een videocall georganiseerd zodat er overlegd kan worden met de mede-eigenaren en met een MVGM VvE medewerker. Via een link in een uitnodigingsbrief kan men digitaal aansluiten. Enkel het uitbrengen van een stem kan natuurlijk ook, digitaal of via volmacht.

Vergaderen op locatie

Door de versoepeling van de maatregelen, is het vanaf 1 juni aanstaande mogelijk om met kleine groepen bij elkaar te komen en een reguliere vergadering te beleggen. Op een aantal MVGM kantoren is het mogelijk om een vergadering te houden met gepaste afstand. Iedere aanwezige is vanzelfsprekend vrij van verkoudheids- danwel griepklachten en valt niet in de risicogroep. Ook zijn de hygiënerichtlijnen, zoals geen handen schudden en anderhalve meter afstand, van kracht. Dit alles om iedereen zo goed mogelijk te beschermen.

Vergadering die aansluit bij de wensen van een VvE

De accountmanagers van MVGM VvE overleggen met de eigenaren welk type vergadering het beste aansluit bij de wensen en kijkt wanneer deze plaats kan vinden. De medewerkers van MVGM proberen zo met ieders wensen rekening te houden en zodoende iedereen te bedienen met de minste risico’s.