De backofice van MVGM VvE

Achter de schermen zijn er verschillende afdelingen dagelijks in de weer voor uw VvE. We laten u graag kennis maken met onze teams.

De servicedesk voor al uw VvE vragen

Wij zijn uw eerste aanspreekpunt en staan graag telefonisch en per email voor u klaar. Onze VvE servicedesk bestaat uit een team van enthousiaste medewerkers die u graag van dienst zijn bij al uw schriftelijke en telefonische vragen. U kunt ons op werkdagen van 8:30 tot 17:00 uur bereiken via telefoonnummer +31 (0)88 432 45 25 of per e-mail via servicedesk.vve@mvgm.nl.

Lees meer

De werkzaamheden van de servicedesk bestaan uit:

Werkzaamheden:

  • Eerste aanspreekpunt voor eigenaren bij vragen, klachten, reparatieverzoeken
  • Aannemen, invoeren en opvolgen van reparatieverzoeken
  • Uitzetten van opdrachten voor nieuwe sleutels en naamplaatjes
  • In en uitbeheer verwerking van VvE’s
  • Invoer/mutaties relaties (eigenaren en leveranciers)
  • Invoer (service)contracten
  • Opvragen stukken Kadaster
  • Verwerken en versturen (hard copy) post en e-mail
  • Beheer gebruikers Twinq
  • Beheer huisstijl standaard berichtmodellen Twinq
  • Aanschrijving crediteuren vertrekkende VvE
  • Beheer Twinq portaal
  • Follow up van klanttevredenheidsonderzoek

Team Kwaliteit en Innovatie 

De afdeling Kwaliteit en Innovatie bestaat uit 3 onderdelen:

  • AO/IC (Administratieve organisatie en interne control)
  • Kwaliteitsbureau
  • Holding administratie
Lees meer

AO/IC:

De Kwaliteitscoördinator & AO/IC is verantwoordelijk voor dit onderdeel. Via AO/IC leggen we processen, procedures en werkinstructies vast. Deze zijn beschreven in het kwaliteitshandboek dat digitaal te raadplegen is door elke medewerker. Aan elk proces is een proceseigenaar toegewezen en hij of zij is verantwoordelijk voor het doorvoeren van kleine verbeteringen en het up-to-date houden van het proces in het kwaliteitshandboek. In een cyclus van drie jaar onderwerpen we elk proces aan een interne audit. Dit is een tool die we inzetten om in te zoomen op een proces en tijdens zo’n audit te kijken naar de knelpunten, de risico’s de verbetermogelijkheden. Naast dit soort procesaudits worden er ook interne SKW audits uitgevoerd. Hierbij wordt een VvE in z’n geheel getoetst op alle artikelen uit de BRL (dit is de beoordelingsrichtlijn die ten grondslag ligt aan de SKW audits) die van toepassing zijn op een VvE. Naast deze interne audits begeleiden en coördineren we de externe audits door SKW, ons certificerende bedrijf. Als dit goed gaat wordt het certificaat verlengd en daarmee tonen we onze processen goed ingericht hebben en daarmee over de juiste kwaliteit beschikken. Sinds vorig jaar hebben we het ‘interne onderzoek AO/IC’ ingezet als middel om de kwaliteit te verbeteren en meer klantgericht te gaan werken. Als een collega merkt dat iets is misgegaan waar de klant de dupe van is geworden of had kunnen worden zoeken wij dit tot in de puntjes uit en wordt er een rapport met aanbevelingen opgemaakt. AO/IC zorgt voor naleving van deze adviezen.

Kwaliteitsbureau:

Het kwaliteitsbureau levert voornamelijk rapportages aan het Management team, leidinggevenden, collega’s en direct aan de directie. Veel van deze rapportages zijn visueel vertaald in dashboards. Naast dashboards zijn de enquêtes een belangrijk middel om meningen en ervaringen inzichtelijk te maken zodat we kunnen blijven leren en beter worden. We maken gebruik van de klantenquête (overdrachten, kascommissie, reparatieverzoek, ledenvergadering) en interne enquêtes zoals het medewerkerstevredenheidsonderzoek en de enquête die we uitsturen aan de accountmanager als de jaarrekening klaar gezet is door FA. Op deze manier toetsen we ook onze interne klanten. Tot slot zetten we de enquête voor het portaal in om van bestuursleden te weten te komen wat ze van het huidige portaal vinden en wat beter kan.

Holding administratie:

De holding administratie is onze bedrijfsadministratie in Twinq. Vanuit deze administratie wordt maandelijks de beheervergoeding aan de VvE gefactureerd, voor de meeste VvE’s is dit 2x per jaar. Daarnaast wordt alle additionele omzet gefactureerd, denk aan begeleiding groot onderhoud, maar ook alle bestuurswisselingen in de KvK. Via deze administratie kunnen we voorschotten verlenen aan nieuwe VvE’s zonder saldo en periodiek worden er nota’s opgemaakt voor de VvE’s waar een saldo is ontstaan op de tussenrekening aanmaankosten.

Team Jaarrekeningen & Stookkosten

Team Data & Bankzaken

Team Debiteuren en Crediteuren

De werkzaamheden van Team Debiteuren en Crediteuren bestaat uit de volgende werkzaamheden:

  • Het dagelijks invoeren en controleren van de binnengekomen facturen
  • Het in behandeling nemen van aanmaningen en deurwaarderszaken
  • Het beantwoorden van telefoon en e-mail m.b.t. openstaande facturen

U kunt hen bereiken via het telefoonnummer 088 432 45 42  of per e-mail via crediteuren.vve@mvgm.nl

Overdrachten VvE